Memiliki area kerja yang optimal dapat mempengaruhi produktivitas kerja Anda. Dalam artikel berikut ada beberapa hal yang perlu kita lakukan. Bisa dikatakan bahwa tempat bekerja akan mempengaruhi cara bekerja dan jalan berpikir Anda. Walaupun bergantung dengan individu secara personal - tetapi secara umum jika bekerja di tempat yang berantakan atau banyak benda-benda mengganggu akan secara negatif mempengaruhi cara kita bekerja. Menurut beberapa studi, jika tempat kerja dikelilingi oleh file-file yang tidak tertata dengan baik dan ditambah lagi dengan tumpukan kertas, maka efisiensi kerja akan menurun di bawah kapasitas kita yang seharusnya.

Para profesional yang bekerja di bidang kreatif seperti desainer ataupun pekerja kantor yang banyak berkutat di meja kerja dan menghadapi layar monitor, akan lebih baik memiliki ruang kerja yang dapat mendukung produktivitas sebaik mungkin. Tentunya, ruang kerja yang well-organized memiliki banyak manfaat, misalnya; meningkatkan rasa kontrol dan kompetensi yang akan mendorong kapasitas kita untuk bekerja dengan lebih produktif. Juga, ruang kerja yang tertata baik mempengaruhi pola pengorganisasian Anda terhadap pekerjaan yang bertambah, dengan tertatanya cara kerja tentunya meningkatkan efektivitas kerja guna mencapai produktivitas. 

Mulai dengan Penataan dan Pembersihan

purgeTujuan pembersihan adalah menyingkirkan berbagai macam sampah yang tidak lagi digunakan. Buang, shred dan singkirkan file, kertas atau benda lainnya yang tidak lagi diperlukan - tujuannya untuk memudahkan kita mencari benda atau kebutuhan yang benar-benar diperlukan tanpa harus menghabiskan waktu mencari diantara benda-benda yang sebenarnya tidak lagi dibutuhkan. Mungkin beberapa benda dan item masih akan digunakan kembali, sehingga perlu untuk mencari tempat penyimpanan khusus yang akan memudahkan ketika dibutuhkan kembali. Layout ruang juga menjadi bagian penting, dengan menatanya kembali dapat mendukung peroses kerja agar lebih efektif dan lebih nyaman.

Memperbaharui Sistem Lama - 2 Zona Kerja

filing

Setiap kantor atau ruang kerja membutuhkan tempat untuk mengakomodasi junk - seperti [1] Dokumen penting, [2] Barang yang perlu Anda simpan (jaket, payung, mug) dan [3] Sampah. Untuk itu perlu menyediakan cath-it space, yaitu wadah menempatkan ketiga jenis junk tersebut, misalnya [a] Tray untuk tempat dokumen, [b] Gantungan, rak atau kotak untuk menempatkan barang-barang keperluan pribadi, dan [c] Tempat sampah yang ukurannya mencukupi. Selanjutnya perlu memikirkan zona kerja, misalnya menentukan area khusus untuk PC dan non-PC. Ini perlu, khususnya bagi pekerja desain yang butuh relaksasi dan creativity time ataupun bagi pekerja kantor yang membutuhkan konsentrasi tinggi pada saat-saat tertentu. Hal ini untuk memisahkan antara proses kerja ketika harus berkutat dengan komputer dan ketika harus bekerja tanpa komputer untuk menghindari crossover ketika bekerja. Lalu, hal yang paling sering menjadi masalah adalah filing. Di era digital sekarang ini, perlu untuk mempertimbangkan mana dokumen yang bisa disimpan ke bentuk digital dan mana yang harus dipertahankan dalam bentuk fisiknya.

Merenovasi Space Meja Kerja dan Sistem Filing

filing2Untuk mencapai tingkat produktivitas maksimum, salah satu hal penting adalah memastikan meja kerja Anda tertata dengan rapi - baik secara fisik ataupun digital (di komputer). Anda perlu menata agar item-item yang rutin digunakan mudah dijangkau. Menempatkannya di posisi dan/atau wadah tertentu, memisahkannya dengan item-item yang jarang digunakan. Kemudian perlu untuk membuat sistem "three-folders". Tata dokumen Anda dalam tiga folder atau tray, misalnya: [1] Inbox, [2] In-progress dan [3] Complete. Lalu, hindari penumpukan dokumen dengan cara memberi marking masa berlakunya. Misalnya file yang tidak lagi digunakan dapat disingkirkan ke tempat khusus sehingga sistem filing Anda tetap dapat ter-manage dengan baik dan tidak terjadi penumpukkan.

Merenovasi Sistem Komunikasi

commuJadilah selalu fresh dengan sistem teknologi komunikasi terbaru ataupun aplikasi pendukung efektivitas berkomunikasi. Perlu bagi Anda untuk tidak hanya mengandalkan email untuk berkomunikasi dalam pekerjaan atau bisnis. Anda bisa menggunakan aplikasi komunikasi tim seperti Skype, Slack dan lainnya jika harus berkomunikasi dalam grup kerja dan men-share tampilan desktop komputer ke anggota tim lainnya. Untuk dokumen yang berhubungan dengan rekan kerja atau klien, tentukan folder khusus untuk item yang perlu diskusi atau penanganan lanjutan - bisa disebut "Response Folder" yang dapat Anda periksa sesering mungkin - menghindari terlupakannya mem-follow up suatu pekerjaan. Lalu, karena saat ini kita sudah hidup di era digita maka berarti memudahkan kita untuk memantau semuanya di balik layar komputer atau gadget. Lakukanlah komunikasi langsung antara Anda dan rekan kerja ataupun dengan klien - tentunya cara itu adalah yang cepat, mudah dan efektif.

Kesimpulan

Pastikan juga untuk mengkombinasikan sistem produktivitas Anda dengan metode office organization. Beberapa metode produktivitas merekomendasikan opsi pendekatan dalam menata ruang kerja dan kantor Anda. Baik Anda lebih memilih metode organizational ataupun sistem produktivitas, yang terpenting adalah tidak menunda penataan ruang kerja ataupun kantor Anda. Penundaan penataan berarti juga penundaan produktivitas - atau bahkan malah melemahkan produktivitas karena semakin tidak tertatanya sistem kerja.

author1  By Baginda Tobing
  BeonBe Creative Director/Lead Designer